باسمه تعالي

نگاهي به عملكرد تحصيلات تكميلي دانشكده فني

(سالهاي 1377-1381)

مقدمه - هر چند زمان شروع ارائه دوره هاي تحصيلات تكميلي در دانشكده فني را ميتوان همزمان با تاسيس دانشكده در سال 1313 دانست، ولي از ديدگاه اداري، ساختار هاي تشكيلاتي مرتبط با تحصيلات تكميلي از سال 1369 با شكل گيري شوراهاي تحصيلات تكميلي در سطح دانشكده و گروههاي آموزشي آغاز گرديد. در سطح دانشكده و در ابتدا معاونت پژوهشي دانشكده مسئوليت اداره امور تحصيلات تكميلي و شوراي تحصيلات تكميلي دانشكده را به عهده داشت و سپس پست سرپرست تحصيلات تكميلي دانشكده به وجود آمد.

بدين ترتيب اگر معيار شكل گيري تشكيلات مرتبط با تحصيلات تكميلي در دانشكده را شروع به كار شوراي تحصيلات تكميلي دانشكده زير نظر معاونت پژوهشي بدانيم، تحصيلات تكميلي دانشكده فني در ارديبهشت ماه سال 1369 آغاز به كار كرده است و نسبت به تشكيلات معاونت آموزشي كه سال 1313 شكل گرفته است، بسيار جوان ميباشد. قطعا تعريف و راهاندازي يك واحد جديد، گرفتن امكانات و پرسنل لازم ، تدوين آيين نامه ها و روال ها و تلاش براي اجراي آنها همراه با تلاش فراوان براي توسعه كمي و كيفي قابل ملاحظه تحصيلات تكميلي در دوره هاي دكتري و كارشناسي ارشد بر اساس سياست هاي كلان آموزش عالي كشور و دانشگاه تهران و همچنين بر اساس نيازهاي كشور، كاري بس مشكل و قابل تقدير بوده است.

آنچه در دوره چهار ساله 1377 تا 1381 در تحصيلات تكميلي دانشكده فني به همت كليه پرسنل و اركان ذيربط و راهنمايي هاي مسئولان و دستاندر كاران در سطوح مختلف مديريتي از وزارت علوم تا دانشگاه تهران و مشاركت مديران، استادان، كاركنان و البته دانشجويان محترم در گروههاي آموزشي انجام شده است، ادامه برنامه هاي مسئولين قبلي در سطوح مختلف مديريتي و تلاشي براي تداوم راه آنان بوده است.

تقسيم بندي فعاليت هاي تحصيلات تكميلي دانشكده فني

فعاليتهاي مختلف تحصيلات تكميلي دانشكده فني در دوره چهار ساله 1377 تا 1381را ميتوان به شاخههاي زير تقسيم نمود كه بخشي از آنها تداوم فعاليتهاي قبلي و بخش ديگر فعاليتهاي توسعهاي و يا فعاليتهايي به اقتضاي شرايط خاص زمان بوده است.

1- اصلاح ساختار، تقويت امكانات و تجهيزات

2- بهبود خدمات ارائه شده به دانشجويان

3- اصلاح روالهاي موجود

4- اجراي چند پروژه بزرگ ساماندهي

5- نظارت بر حسن اجراي آيين نامه ها و مصوبات

6- اطلاع رساني و مشاوره

7- راه اندازي پايگاه اينترنت تحصيلات تكميلي دانشكده

8- تهيه و استفاده از ابزارهاي مديريتي

9- تقويت ارتباط با صنعت

10-توسعه تحصيلات تكميلي

11-تدوين آيين نامه هاي جديد

12-برنامه ريزي و بودجه

13-برگزاري آزمونها

14-نظارت، ارزيابي و تشويق و تذكر

15- همكاري با انفورماتيك و اداره خدمات ماشيني

الف) اصلاح و تقويت ساختار و امكانات تحصيلات تكميلي

تغييرات در پرسنل حوزه تحصيلات تكميلي: آزاد كردن دو نيرو به عنوان كارمند دبيرخانه و راننده، آزاد كردن اپراتورهاي سيستم AS400 كه اطلاعات تحصيلات تكميلي را وارد سيستم ميكردند از سال 78، و افزايش پست مدير تحصيلات تكميلي (عضو هيات علمي)از سال 79 و مسئول آموزش تحصيلات تكميلي دانشكده ( با مدرك كارشناسي)از سال 78. تعداد كارشناسان آموزش تحصيلات تكميلي تغييري نكرده است – دو نفر- ولي با توجه به تغيير افراد، مدرك تحصيلي پرسنل فعلي كارشناسي است.

پرسنل گروهها: تعيين مسئول آموزش تحصيلات تكميلي در گروههاي آموزشي با شرح وظايف مشخص (حدود دوتا سه نفر افزايش پرسنل در جمع گروه ها).

فضاي در اختيار حوزه تحصيلات تكميلي دانشكده: 100% افزايش از 60 متر مربع به 120 متر مربع

امكانات واحد آموزش دانشكده و گروهها:

- افزايش تعداد ترمينال هاي متصل به سيستم آموزش در دانشكده از يك به پنج

- افزايش مجوز هاي دسترسي در دانشكده از فقط يك مجوز مشاهده به شش مجوز شامل دو مجوز مشاهده و چهار مجوز با دسترسي در سطح كارشناس دانشكده (سه مجوز) و مسئول آموزش دانشكده و معاون تحصيلات تكميلي دانشكده (يك مجوز) .ترمينال هاي دانشكده ماشين هاي PC هستند كه هم امكان اتصال از طريق DOS را دارند هم از طريق اينترنت.

- افزايش تعداد مجوز هاي دسترسي گروهها از صفر به هشت در سطح كارشناسان گروهها و دسترسي به سيستم AS400 در كليه گروهها با ترمينال مناسب

- علاوه بر استفاده از چاپگر مشترك آموزش كارشناسي و تحصيلات تكميلي جهت انجام كارهاي سنگين چاپي، از يك چاپگر سوزني هم در حوزه تحصيلات تكميلي براي چاپ كارنامه هاي فارسي و انگليسي استفاده ميشود

تغييرات در دفتر تحصيلات تكميلي دانشكده

- استفاده از سيستم عامل ويندوز، اينترنت و نرم افزار هاي آفيس در خدمات آموزشي و دفتري

- استفاده از چاپگر ليزري و اتصال آن به شبكه محلي به عنوان چاپگرخادم. كليه رايانه هاي موجود در واحد آموزش و حوزه تحصيلات تكميلي از اين چاپگر استفاده ميكنند

- خريد يك دستگاه رايانه

- تجهيز دفتر تحصيلات تكميلي دانشكده به دستگاه تكثير

- مكانيزه كردن خدمات دفتري تحصيلات تكميلي

از مهمترين نتايج اين تغيييرات:

- كاهش شديد اصلاحيه هاي ارسالي به دانشگاه

2- ارائه خدمات بيشتر و بهتر به دانشجويان و استادان در زماني كوتاهتر

ب) بهبود خدمات ارائه شده به دانشجويان

- امكان مشاهده آخرين وضعيت كارنامه در گروه ها

- ارائه كارنامه فارسي جهت اطلاع دانشجو در اسرع وقت

- ارائه ادواري كارنامه و اعلام فرصت جهت اصلاح اشتباهات احتمالي

- امكان ارسال كارنامه انگليسي به آدرس واحد پذيرش دانشگاه هاي خارجي براي كليه دانشجويان اعم از كارشناسي يا تحصيلات تكميلي

- ارائه گواهي انگليسي اشتغال به تحصيل

- كوتاه شدن قابل ملاحظه روال فراغت از تحصيل

- معرفي دانشجويان جهت استفاده از اينترنت در منزل ( كار اجرايي مربوطه به خدمات كارشناسان آموزش اصافه شده است و بديهي است كه اصل خدمات توسط انفورماتيك دانشگاه ارائه ميشود)

ج) تصحيح روال ها

- پيگيري جدي تر اعلام بموقع نمرات – كاهش بي نظمي تا حد زياد

- ساماندهي وضعيت سمينارها

- عدم پذيرش تفاضاي تغيير نمره پس از مهلت مقرر

- كنترل دقيق وضعيت آموزشي قبل از دفاع

- كنترل دقيق تر تاريخ واقعي برگزاري جلسه دفاع

- ممنوع شدن روال اعلام نمره انفرادي جز در خصوص سمينار ها و پايان نامه ها

- پرداخت حق داوري داوران مدعو در جلسه دفاع

- الزام به حضور داور مدعو به منظور تبليغ كارهاي خوب انجام شده، ارتقا كيفي، و تقويت ارتباطات بين دانشگاهي

- تلاش نيمه موفق جهت اصلاح وضعيت نامناسب و غير منطقي اعلام نمرات پايان نامه هاي ارشد

- الزام دانشجويان ارشد به ارائه مقاله يا خلاصه پايان نامه در قالب مقاله اي در حد 5 تا 10 صفحه

- الزام كليه دانشجويان به ارائه گزارش ادواري پيشرفت پايان نامه

- تهيه فرمت ارائه چكيده پايان نامه هاي كارشناسي ارشد

- تهيه ساختار پيشنهاد رساله دكتري

- ساماندهي نسبي وضعيت دروس “مباحث ويژه“ كارشناسي ارشد در بعضي گروهها

د) اجراي پروژه هاي بزرگ ساماندهي

- بررسي پرونده دانشجويان بلا تكليف و تعيين تكليف آنها تا پايان فروردين 1378 با همكاري و مساعدت دانشگاه (به همين مناسبت تعداد دانش آموختگان، انصرافي ها و محرومين از تحصيل در مهر ماه 78 افزايش قابل ملاحظه داشت)

- بررسي وضعيت نمرات ناتمام، استخراج فهرست آنها و اقدام جهت تعيين تكليف آنها (متاسفانه در سال 78 نمرات ناتمامي مربوط به سال 73 نيز داشتيم كه عمدتا مربوط به دوره هاي دكتري داشتيم)

- بررسي وضعيت كلي دانشجويان دكتري

ه) نظارت بر حسن اجراي آيين نامه ها و مصوبات

يكي از مهمترين فعاليت هاي انجام شده تلاش جهت اجراي مفاد آيين نامه هاي مختلف آموزشي بوده است. در بسياري از موارد مهلت ها و حداقل هاي ذكر شده است كه اجراي دقيق آنها نيازمند كنترل و پيشبيني مكانيزم هاي خاص اجرايي است. اين كنترل ها عمدتا دستي انجام ميشود كه بسيار پرزحمت و وقتگير است. تلاش جهت مكانيزه كردن اعمال اين كنترل ها هنوز به مراحل نهايي نرسيده است.

- كنترل انتخاب بموقع استاد راهنما و موضوع پايان نامه/رساله

- كنترل انجام بموقع آزمون جامع

- كنترل حد نصاب معدل و مشروطي

- كنترل ارائه تقاضاي اضافه سنوات در موعد مقرر

- كنترل حد نصاب تعداد دانشجوي هر درس و هماهنگي با معاونت برنامهريزي و نظارت

- جلوگيري از ادامه تحصيل آنهايي كه تاييديه كارشناسي خود را ارائه نكردهاند

و) اطلاع رساني و مشاوره

از جمله فعاليت هاي جدبد و مهم حوزه تحصيلات تكميلي توجه جدي به امر اطلاع رساني است

- تهيه و تكثير محدود جزوه خلاصه اطلاعات آموزشي و نصب آن در معرض ديد عموم در دانشكده و گروههاي آموزشي(77)

- تهيه كتابچه اطلاعات آموزشي و توزيع آن بين كليه دانشجويان شاغل به تحصيل (78)

(با توجه به فعاليت مشابه در دست اقدام توسط دانشگاه، در سال 1379 اقدام خاصي از طرف دانشكده انجام نشد)

- به روز كردن، چاپ و توزيع راهنماي آموزشي با كيفيت بهتر براي دانشجويان ورودي 80

- به روز كردن راهنماي آموزشي در سال 81 و ارائه آن در سايت تحصيلات تكميلي

- برگزاري جلسات معارفه دانشجويان كارشناسي ارشد از سال 79

- برگزاري جلسات معارفه دانشجويان دكتري از سال 80

- برگزاري جلسه پرسش و پاسخ با دانشجويان دكتري در سال 79

- برگزاري منظم جلسات مشاوره دانشجويي دو بار در هفته

- اعلام آدرس پست الكترونيك سرپرست تحصيلات تكميلي

- اعلام اسامي و شماره تلفن مسئولين ت ت به دانشجويان جديدالورود

- برگزاري جلسات مشترك با شوراي تحصيلات تكميلي گروهها

- مكاتبه مستقيم با استادان راهنماي دانشجويان، تذكر نكات لازم، انتقال مشكلات دانشجو

ز) راهاندازي پايگاه اينترنتي تحصيلات تكميلي دانشكده

در شهريور ماه سال 1381 با همكاري صميمانه مركز انفورماتيك دانشكده و ظرف مدت كوتاه فقط يك هفته پايگاه اينترنت تحصيلات تكميلي دانشكده به عنوان بخشي از پايگاه اينترنت دانشكده با ارائه اطلاعات زير راهاندازي گرديد.

- مقررات آموزشي

- برنامه هاي هفتگي درسي

- اطلاعيه هاي آموزشي

- مصوبات جديد

- اسامي مسئولين

- تحصيلات تكميلي در آيينه آمار

- نحوه ورود به دوره هاي تحصيلات تكميلي

ح) تهيه و استفاده از ابزار هاي مديريتي

- استفاده از آمار به عنوان يكي از مهمترين ابزارهاي مديريتي(راه اندازي غير رسمي واحد آمار و اطلاعات)

- تهيه بانك اطلاعات پايان نامه هاي تحصيلات تكميلي

- تهيه بانك اطلاعات دانشجويان دكتري

- ثبت تجارب مربوط به برگزاري آزمون هاي دكتري

- تهيه تقويم فعاليت هاي سالانه تحصيلات تكميلي به تفكيك هر هفته

- كنترل مكانيزه نتايج آزمون دكتري قبل از ارسال به دانشگاه

- تهيه جدول مقايسهاي تعداد اعضاي هيات علمي گروههاي آموزشي

ط) تقويت ارتباط با صنعت

- همكاري در تشكيل انستيتو نفت

- عقد قراردادهاي متنوع با صنعت

- 10 برابر شدن تعداد دانشجويان بورسيه و دورههاي خاص

- برگزاري دو آزمون استخدامي وزارت نفت در سالهاي 77 و 81

ي) توسعه تحصيلات تكميلي

- افزايش تعداد گرايش ها و زيرگرايش هاي كارشناسي ارشد به 47

- افزايش تعداد رشته هاي آزمون دكتري به 19

- گرفتن مجوز دوره دكتري معدن، تعريف و تصويب دوره كارشناسي ارشد مهندسي داروسازي، كارشناسي ارشداكتشاف نفت، 4 گرايش متالورژي، دو گرايش نقشه برداري، يك گرايش عمران، يك گرايش برق، يك گرايش صنايع

ك) تدوين آيين نامه ها و دستور العمل هاي جديد

- اصلاح آيين نامه دوره هاي آزاد و پرداخت ها

- تدوين آيين نامه دستيار آموزشي

- تدوين آيين نامه نحوه هزينه كرد بودجه دانشجويان بورسيه

- تدوين آيين نامه استفاده از فضاهاي دانشكده

- اصلاح ضوابط برگزاري مراسم فراغت از تحصيل و انتخاب دانشجويان ممتاز

- تدوين آيين نامه تشويق دانشجويان ممتاز كارشناسي!

- تهيه دستورالعمل نحوه صدور كارنامه انگليسي

م) برنامه ريزي و بودجه

- تلاش بسيار زياد و ناموفق در خصوص توجه جدي تر به بحث برنامه و بودجه در سطح دانشگاه و دانشكده

- تلاش بسيار زياد و ناموفق در خصوص تامين بودجه لازم براي انجام فعاليت هاي هزينه بر تحصيلات تكميلي نظير انجام پاياننامه و رساله

- تلاش بسيار زياد و تا حدي مو فق شفاف كردن پرداخت هاي مربوط به قراردادهاي آموزشي

ن) برگزاري آزمونها

- برگزاري آزمون زبان عمومي دانشجويان دكتري

- برگزاري آزمون تخصصي ورودي دكتري

- برگزاري آزمون كنكور كارشناسي ارشد رشتههاي معدن و كامپيوتر در سالهاي 77و 78

س)نظارت، ارزيابي، تشويق و تذكر

- تعريف شاخص هاي مديريتي ارزيابي دوره هاي تحصيلات تكميلي جهت ارزيابي عملكرد مولفه هاي مختلف تحصيلات تكميلي دانشكده شامل:

محصولات پايان نامه ها

نظم در امور آموزشي نظير اعلام برنامه درسي، اعلام بموقع نمرات

ميزان تقاضاهاي خاص هرگروه

طول سنوات

چگونگي پاسخگويي به مكاتبات دانشكده و ارسال اطلاعات درخواستي

مشاركت در تصميم گيري ها و ايفاي نقش سياست گذاري شوراهاي تحصيلات تكميلي

تشويق گروههايي كه همكاري بهتري در اعلام بموقع نمرات داشته اند

تشويق سرپرستان تحصيلات تكميلي فعال تر (يك مورد)

ع) همكاري با انفورماتيك و اداره خدمات ماشيني

- انتقال خطاهاي سيستم به دانشگاه

- پيشنهاد تصحيح روالهاي موجود

- پيشنهاد مكانيزه كردن كنترل هاي لازم

دانشجويان دكتري

در پايان جا دارد با توجه به جايگاه ويژه دانشجويان دكتري تلاشهايي كه در خصوص اين عزيزان به عمل آمد به طور مجزا ارائه گردد. لازم به ذكر است كه عمده اين تلاشها ناموفق بوده است.

- تعريف جايگاه ويژه دانشجويان دكتري به عنوان همكار و نه فقط دانشجو

- بررسي وضعيت كلي در سال 77 و دريافت تصوير كلي از وضعيت تحصيلي و مشكلات آموزشي

- موفقيت نسبي براي كاهش بي نظمي هاي موجود در زمينه: ثبت نام، شروع و پايان كلاسهاي دكتري، اعلام نمرات

- بررسي وضعيت آزمون جامع و تلاش براي انجام بموقع و صحيح آن

- بررسي وضعيت انتخاب استاد راهنما و انتخاب موضوع پايان نامه

- بررسي دلايل مشكل اضافه سنوات و تلاش ناموفق جهت حل آن

- تلاش ناموفق براي مشخص بودن استاد راهنما و موضوع رساله در ابتداي تحصيل

- تلاش ناموفق براي الزام به مشخص بودن بودجه لازم براي انجام رساله در هنگام تصويب

- تلاش ناموفق جهت استفاده سيستماتيك از بودجه هاي پژوهشي جهت حمايت از دانشجويان دكتري

- تلاش ناموفق جهت اطمينان از ارائه امكانات حداقل به دانشجويان دكتري در مرحله اعلام ظرفيت

- برگزاري جلسه عمومي مشترك با دانشجويان دكتري و بررسي مشكلات با حضور رياست محترم دانشكده و مسئولين گروهها (سال 79)

- تلاش نيمه موفق حهت ثبت نام بموقع دانشجويان دكتري از ابتداي سال تحصيلي

مهر ماه 1381